TOD ŞUBE TAKVİMLİ BİLİMSEL ETKİNLİKLER YÖNERGESİ

MADDE 1 - AMAÇ VE TANIMLAR
Bu yönerge, Türk Oftalmoloji Derneği Şubelerinin düzenleyecekleri TOD takvimli bilimsel toplantıların genel şablonunu belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

TOD Şubeleri tarafından düzenlenen, aşağıda isimleri belirtilmiş planlı eğitim toplantılarıdır.
TOD Mart Sempozyumu
TOD Nisan Kursu
TOD Bahar Sempozyumu
TOD Yaz Sempozyumu
TOD Kış Sempozyumu

MADDE 2 - ORGANİZASYONLAR ve ŞUBE SORUMLULUĞU
1. İki yıllık ileriye dönük bir taslak program çerçevesinde, şubeler arasında belirlenen bir sırayla periyodik olarak TOD Şubeleri tarafından düzenlenir. TODİŞ, Genel merkezin o yıl için yeterlilik verdiği acentelerı davet ederek ihale açar. İhaleye şube yetkilileri de katılır. MYK tarafından onaylanan ihale sonucunda yapılacak sözleşme TODİŞ ve şube yetkililerince imzalanır.

Programda değişiklik yapılması arzu edildiğinde, sempozyum tarihinden bir yıl önce, gerekçesiyle birlikte MYK’na başvurabilir MYK son kararı verir.
2. Toplantıların ana konusu ve organizasyon şeması bir önceki yılın TOD Ulusal Kongresi sırasında yapılan Şube Başkanları + MYK Genişletilmiş Toplantısında kesinleştirilir.
Her şube, takibeden iki yıl için toplantı konularına ait önerilerini sonar.
Toplantının düzenleneceği tarih, konu başlıkları ile mümkün olduğu takdirde toplantının kimin anısına / adına yapılacağı hususları mümkün olduğunca erkenden belirlenir.
3. Organizasyon Kurulu: Şube Yönetim Kurulları, toplantının Organizasyon Kurulu'dur.
a. Duyuruda "Şube Yönetim Kurulu (Organizasyon Kurulu) olarak geçer. Şube Başkanı Organizasyon Kurulu Başkanı, Şube Genel Sekreteri Organizasyon Kurulu Sekreteri, Şube Saymanı ise Organizasyon Kurulu Saymanı'dır.
b. Bilimsel Kurul, Sosyal Kurul veya benzeri isimler altında başka kurullar kurulmuş olsalar dahi duyuru kitapçıkları ve el broşürlerinde ayrıca ilan edilmezler.

4. Bu bölümde bahsi geçen tüm toplantılar için TODİŞ'in de görüşü alınarak şube yetkilileri tarafından yapılan taslak bütçe, toplantıdan en az üç ay önce MYK'na sunulur.

MADDE 3 - TOPLANTILARIN TARİHLERİ
1. Cuma, Cumartesi ve Pazar günlerini kapsayacak şekilde programlanır.
2. Toplantılar aşağıdaki zaman dilimlerinde yapılır.

3. Bu zaman dilimleri TOD MYK onayı olmadan değiştirilemez.
4. İki takvimli toplantının başlangıç tarihleri arasında 15 günden daha az süre olamaz.
5. MYK tarafından kabul edilen mücbir sebeplerle aranın bu sürenin altında olması durumunda, iki toplantı birleştirilir, bilimsel ve finans organizasyonları eşit ağırlıklı olarak iki şube arasında paylaştırılır. Toplantının nerede yapılacağı konusunda iki şube arasında ihtilaf vukuunda son kararı MYK verir.

MADDE 4 - TOPLANTILARIN YERLERİ
1. Takvimli Toplantıların yapılacağı şehirleri ve toplantı merkezleri, alternatifleri ile birlikte TOD Şubeleri tarafından toplantı tarihinden en geç 6 ay öncesinden TOD MYK onayına sunulur. Bir önceki yılın ve o yılın toplantı yerlerini de göz önüne alarak bu konuda son kararı MYK verir.
2. Toplantı şehrinin şubelerin kapsamı alanları ya da onlara komşu iller arasında olmasına özen gösterilir ve zorunlu durumlar dışında başka illere kaydırılamaz.

MADDE 5 - BİLİMSEL PROGRAMLARIN DÜZENLENMESİNDE GENEL PRENSİPLER

1. Bilimsel Program, tümüyle Organizasyon Kurulu'nun sorumluluğu altındadır. Toplantının tüm bilimsel program taslağının toplantı tarihinden en az 3 ay önce yapılmış olması gerekir.
     a. Kurul, isterse bir veya birkaç TOD Biriminden programın tümü ya da bir ayrıntısı için görüş isteyebilir. Görüş talebi, toplantı başlangıç tarihinden en az 8 ay önce BYK'larına yazılı olarak yapılmalıdır. BYK'ları bu yazıya en geç 1 ay içinde cevap verirler. Kurul tarafından görüşüne başvurulan birimler, görüşlerine uyulsun ya da uyulmasın bunu "Organizasyona katkılar" adı altında birim etkinliği olarak kaydedebilirler. Organizasyon kurulu, hazırladığı programda oturum başkanı ve konuşmacı seçimi yaparken, TOD Toplantılar Düzeni ve İlkeleri Çerçeve Yönergesi Madde 13.a'ya uygun olarak olarak hareket eder. Aynı maddedeki istisnai durumlar dışında ilgili birim aktif üyesi olmayan üyelere konuşmacı olarak yer verilmez. 

     b. Organizasyon kurulu, genel ilkeler yönünden MYK ile istişare ederek, panel, konferans ve diğer tüm bilimsel etkinliklerin konu, moderatör ve konuşmacıları ile ilgili son düzenlemeleri yapar. 
2. Bilimsel Program toplantı tarihinden en az 2 ay önce kesinleşmeli, web sitesinde yer almalıdır.
3. Konuşmacılara ve oturum başkanlarına görevlendirme yazıları toplantı başlangıç tarihinden en az 3 ay öncesinden iletilir ve onayları alınır. Bu onay yazısında, oturumun video kayıtlarının TodNet'te yayınlanması halinde onayın bu yayını da kapsadığı bildirilir. İnternet yayınında, ayrıntılarının MYK genelgesi ile belirtileceği özel durumlarda, konuşmacılar bazı slayd içeriklerinin karartılmasını isteyebilir. Olumsuz yanıtlar alındıktan sonra yöntemine uygun olarak yeniden görevlendirmeler yapılır ve yanıtları beklenir.
4. Bu konudaki yazışmalar şubenin Todnet e-posta hesabı aracılığı ile yapılır ve yazılı çıktısı şubenin gelen-giden evrak dosyalarında saklanır.
5. Zorunlu nedenlerle yapılan toplantı tarih ve yer değişikliklerinde aynı yöntemler ile konuşmacıların yeniden onayları alınır.

MADDE 6 - BİLİMSEL PROGRAM İÇERİKLERİ
1. Paneller:
Her panelin süresi organizasyon kurulu tarafından belirlenir.  Panel Moderatörünün görev ve yetkileri, panellerdeki konuşmacı sayısı UKOK yönergesinde belirtildiği şekildedir.. 
2. Konferanslar
a. TOD Takvimli Toplantılarında konusunda uzman yerli ve, MYK onayından geçmek kaydıyla, yabancı davetli bilim adamları tarafından konferanslar verilebilir.
b. Konferans konusu ve konferansçı isimlerine ve sayılarına organizasyon kurulu karar verir.
c. Konferans süreleri 20-30 dakikadır.
d. Konferanslar oturum başkanı nezaretinde yapılır.
3. Diğer tür bilimsel etkinlikler
TOD Şube Takvimli Toplantılarında sözel sunum, poster sunumu, video sunumu, olgu tartışmaları, yuvarlak masa toplantıları ve canlı cerrahiler yer alabilir. Sözel sunumlar MYK tarafından belirlenmiş esaslar çerçevesinde merkezi olarak organize edilirler.
4. Canlı cerrahi ya da kurs tarzında düzenlenen şube etkinlikleri dışındaki takvimli şube toplantılarına bitişik bir meslek sorunları ve temel eğitim konulu bir toplantı yoksa, toplantı programı içinde süresi en az 30 dakika olmak üzere, konusu TOYK tarafından belirlenecek mesleki/eğitim konulu bir oturum yer alır.
5. Toplantı programı içinde endüstrinin uydu toplantıları yer alabilir. Bu toplantıların duyuruları bilimsel program saat akışında ENDÜSTRİ UYDU TOPLANTISI olarak yer alır ve ayrıntıları web sayfasında ve basılı broşürde en sonda belirtilir. Toplantının iki gün öncesi ve iki gün sonrası aynı toplantı merkezinde yapılan firma bilimsel ve tanıtım etkinlikleri uydu toplantısı statüsünde kabul edilir. TOD organizasyonundan onayı ile ücretlendirilir.
6. Firma uydu toplantılarının görüntülerinin telif hakkı derneğindir. Bu konuda UKOK Yönergesi madde 7.8.1 geçerlidir
7. Şube takvimli toplantıları öncesi ve sonrası yer almak üzere birimler uydu paneli veya sempozyumu isteğini TOD MYK'na yaparlar. MYK, birimlerin başvurularını belirli bir düzen içinde şube toplantılarına dağıtır. Bir takvimli toplantıya satellit olarak 3 birim toplantısı eklenemez, iki birim toplantısı eş zamanlı yapılamaz.
8. Bilimsel programda yer alacak göz hastalıkları uzmanlarının tüzükte ve üyelik işlemleri yönergesinde belirtilen üyelik statülerinden birisine sahip olması gereklidir. (Onursal, asli, fahri, uluslararası fahri). 

MADDE 7 - BİLİMSEL PROGRAMLAR VE ETİK
a. Tüm bu toplantılarda, onayı alınmış görevlendirmeler (oturum başkanlığı, moderatörlük, konferans, kurs eğitmenliği vb), TOD Etik Kurulu kararı ile yaptırım uygulanması halinde iptal edilir.
b. TOD Etik Kurulu kararı gereği yaptırım uygulananların isimleri, Duyuru Kitapçıklarında ve internette ilan edilmiş dahi olsa tüm programlardan çıkarılır.
c. MYK dışında hiçbir kurul, verilmiş ve kabul edilmiş bir görevi, ilgilinin yazılı onayı olmaksızın iptal edemez, konusunu değiştiremez.
d. Yaptırım uygulanan üyeler afişe edilmeksizin programdan çıkarılırlar ve programdan çıkarılan kişi hukuki dayanakları açıklanarak bilgilendirilir. Yerine yeni görevli tayini yapılır.
e. TOD Bilimsel Toplantılarında görev kabul etmiş, ilan edilmiş olmasına rağmen görevlerini geçerli mazeretsiz olarak yerine getirmemiş olanlara takip eden iki yıl içerisinde bilimsel programlarda aktif olarak yer verilmez. İşleyiş sırası i maddesinde belirtilmiştir.
f. Firmaların düzenleyecekleri uydu etkinliklerde TOD yaptırımı uygulanan kişilere görev verilmemesinin sağlanması toplantı organizasyon kurulunun sorumluluğundadır.
i. Görevlinin mazereti nedeniyle görevini yapamayacağını beyan ettiği durumlarda,
1. Yönetim Kurulu yerine yeni bir görevli tayin edebilir
2. Mazeretin Organizasyon Kurulu'nca yeterli görülmemesi durumunda keyfiyetin MYK'ya bildirilmesi zorunludur.
3. MYK samimi olmayan mazeret bildirimlerine katıldığı takdirde bu kişiyi Etik Kurul'a sevk eder.
4. Etik Kurul da kararında mazeret beyanını samimi bulmaz ise, bu durumda ilgiliye 2 yıla kadar TOD toplantılarında bilimsel aktif katılım mahrumiyeti yaptırımı uygulanır.
g Canlı Cerrahi uygulamalarının tüm etik kurallarının yerine getirilmesinden Canlı Cerrahi Kurum Moderatörleri, ameliyathane moderatörü ve ilgili cerrah birlikte sorumludurlar.
h. Duyurularda akademik ünvanlar kullanılabilir.
li Tüm konuşmacılar, uygulayıcılar, konuşma/sunumun başında, beşeri tıbbi ürünlerin ruhsat ve izin sahiplerinden aldıkları her türlü desteği, firma ve ürünler ile finansal bağlantılarının olup olmadığıını ve ruhsat sahibinden toplantıya katılım için aldıkları her türlü desteği beyan etmek zorundadırlar

MADDE 8 - KATILIM ÜCRETLERİ
1. Aynı yıl içinde yapılan tüm takvimli toplantıların katılım ücretleri organizasyon kurullarınca kararlaştırılır.
2. Katılım ücretleri TL veya Döviz cinsinden belirlenir.  Katılım ücretleri MYK ilkeleri uyarınca TODİŞ tarafından TL cinsinden belirlenir. Katılım ücretinin içine kayıt ücreti ve kongre merkezinin toplantı paketi dahildir.
3. Organizasyon Kurulu ödeme tarihlerine göre farklı ücretler ilan edebilir.
4. Katılım ücretleri uzman ve asistan ile TOD üyesi ve üyesi olmayan olmak üzere dört farklı grupta belirlenir.
5. Asistanlar eğitim kurumlarından alacakları belge ile asistan olduklarını belgelemek zorundadırlar. Altı ay önce göreve başlamış yeni asistanlar için (belgelemek kaydıyla) TOD üyesi olma zorunluluğu yoktur. Asistanların kayıt ücretleri uzman ücretine göre daha düşük tutulur.
6. TOD üyesi olmayanlara katılım ücreti 4 misli olarak uygulanır. Bu maddeye özen gösterilmediği durumlarda, varsa organizasyon firmasından, yoksa organizasyon yönetim kurulunun bütçesinden, yapılan hatanın 4 katı TOD genel bütçesine aktarılır. Firmalar ile yapılan sözleşmelerde bu husus ayrıca belirtilir.
7. TOD üyeliğinden çıkarılmış veya askıya alınmış kişilerin, TOD üyeliğinin kongre katılımında geçerli olması için, kişinin toplantı tarihinden en geç 1 hafta önce derneğe yeniden üye olması ve yükümlülüklerini yerine getirmiş olması gereklidir.
8. Kayıtlar için TOD-Net üye veritabanı esas alınır. Her kayıt sırasında o günkü kayıt bilgileri internetten tespit edilerek kongre katılım işlemi bitirilir.
9. Üye olmasına rağmen şubesi tarafından TOD-Net kaydı yapılmayanlar tam üyelik aidatı öderler, aradaki fark şubesi tarafından kendilerine toplantı sonrasında iade edilir.
10. Toplantı katılım ve varsa kurs ücretleri yalnız TODiŞ tarafından tahsil edilir Gelir Belgesi ( Fatura ) TODİŞ tarafından düzenlenir. Gider belgeleri TODİŞ adına alınır.

11. Toplantı başlangıç tarihinden 15 gün önce katılımdan vazgeçilebilir. Vazgeçme durumunda yatırılmış olan katılım ücretinin % 50'si iade edilir. Bu tarihten sonraki müracaatlarda kayıt ücretleri iade edilemez.

MADDE 9 – DUYURULAR
1. Şube Yönetimleri Bilimsel Programlarının son halini en geç aşağıdaki tarihlerde Merkez Yönetim Kurulu’na onaylanmak üzere sunmalıdırlar;
Kış Sempozyumu 1 Eylül
Mart Sempozyumu 1 Kasım
Nisan Kursu 1 Aralık
Bahar Sempozyumu 1 Ocak
Yaz Sempozyumu 1 Şubat
2. Bu programlar en geç toplantıların 3 ay öncesinden MYK onayı almış ve basıma hazır hale getirilmiş olmalıdır.
3. MYK onayı almış ve kesinleşmiş programlar, kesinleştiği tarihte TOD internet sorumlusu tarafından TOD internet sitesine konularak ilan edilir. (Bkz. TOD Üyelik İşlemleri ve İnternet Yönergesi Madde 5). İnternet sitesi todnet.org domaini altında yer alır. İnternet sitesinin yönergelere uygunluğu internet sorumlusu tarafından denetlenir. Bu sayfaların maliyeti organizasyon tarafından genel merkeze ödenir.
4. Şube yönetim kurulu tarafından ilan edilen bilimsel program ayrıca TOD internet sorumlusu tarafından tüm üyelerin kayıtlı e-mail adreslerine gönderilir.
6. Tek bir basılı duyuru yapılır. Mümkün olduğunda tarih yönünden birbirlerine yakın organizasyonların duyuruları tek postada gönderilir ve maliyet paylaşılır.
7. Duyuruların kapak sayfasında sol üst köşede TOD amblemi, sağ üst köşede şube amblemi bulunur. Toplantının adı, yeri, tarihi, kimin anısına yapıldığı kapak sayfasında yazılır.
8. Kapak sayfasında düzenleyici veya destekleyici firmalara ait isim, logo, amblem vs. bulunamaz.
9. Kapak iç sayfasında üstte TOD Merkez Yönetim Kurulu isim listesi, onun altında Şube Yönetim Kurulu isim listesi yer alır.
10. Diğer sayfalarda Bilimsel ve Sosyal program detayları, bilimsel program katılım başvuru formu, varsa konaklama ve gezi programları katılım formları, asistan-uzman, üye-üye olmayan, erken-geç başvuru katılım ücretleri, irtibat adres, telefon ve faks numaraları açıkça belirtilir. İrtibat e-posta adresi olarak şubenin resmi e-posta adresi yer alır.
11. Firma reklâmları son sayfada yer alır.
12. Basılı duyurular toplantı başlangıç tarihinden en az 45 gün önce postaya verilmiş olmalıdır.
13. Duyuruların dağıtımını herhangi bir ticari firma üstlenmişse
a. Bir nüsha TOD adres etiketi basılmış olarak firmaya verilir ve hızlı posta veya posta ile göndermesi temin edilir.
b. Firmanın bizzat kendi elemanları tarafından duyuruların dağıtmasına izin verilmez.

MADDE 10 – KREDİLENDİRMELER
1. Program TTB Kredilendirme Kurulu'na STE / SMG yönünden kredilendirilmek üzere gönderilir.
2. TOD Akademik Kredi Puanı doğrultusunda katılımcıların ve konuşmacıların aldıkları kredi puanları tercihen katılım belgeleri üzerinde yer alır.

MADDE 11 - YAKA KARTLARI

  1. Takvimli toplantılar için hazırlanan yaka kartlarında, katılımcının adı soyadı belirtilir. Katılımcının şehri belirtilmesine özen gösterilir..
  2. Görevlilerin ve ticari katılımcıların tanıtımı için yaka kartlarında farklı renkler kullanılır.
    3. Olanaklar elverirse yaka kartlarının renginde konuşmacı, davetli gibi renk kodlamaları yapılır.

MADDE 12 - KATILIM BELGELERİ

  1. Belgelerde TOD ve Şube Amblemleri birlikte yer alır. Solda TOD amblemi, sağda Şube amblemi, olmalıdır.
  2. Belgelerde Şube Başkanı sol alt ve TOD Genel Başkanı sağ alt köşeyi imzalar.
  3. TOD Akademik Kredi Puanı doğrultusunda katılımcıların ve konuşmacıların aldıkları kredi puanlarına da tercihen katılım belgeleri üzerinde yer verilir.

MADDE 13 - KILIK KIYAFET
Duyuruda aksi belirtilmediği takdirde tüm toplantılarda konuşmacı ve oturum başkanlarının giyimleri toplantı geleneklerine uygun olmak zorundadır.

MADDE 14 - AÇILIŞ VE KAPANIŞ TÖRENLERİ
1. Tercihen Cuma günü öğleden sonraki ilk oturumda açılış töreni yapılır. Program mümkün olduğu kadar kısa tutulur.
2. Programa katılacak davetli protokolünü yerel teamüller belirler. Sadece önceden konuşma onayı alınmış protokole, açılış programında konuşmaları için yer verilir.
3. Sahnenin uygun bir yerinde Türk Bayrağı, TOD ve Şube Flamaları ve Atatürk'e ait bir resim veya büst yer almalıdır. Toplantı salonu dâhilinde herhangi bir ticari firma ya da kuruluşa ve ürünlerine ait amblem ve yazı olamaz.
4. Anısına toplantı düzenlenen meslektaşımızın yakınlarına ve davetli protokole, protokol yönergesi uyarınca, en ön sırada özel bir yer ayrılır ve protokole katılanların isimleri koltuklara yazılır. Toplantının yapılacağı mekanda, anısına toplantı düzenlenen müteveffa üyemiz için anı köşesi hazırlanır.
5. Program yöneticisi kürsüye TOD Marşı eşliğinde çıkar. Kısa bir hoş geldiniz konuşması yapar. Ebediyete intikal etmiş büyüklerimiz ve meslektaşlarımız için saygı duruşuna davet eder. Arkasından İstiklal Marşı'na canlı olarak veya banttan çalınarak iştirak edilir.
6. Konuşmacılar aşağıdaki sıraya göre kürsüye davet edilirler.

7. Kapanış için ayrı oturum yapılmaz. Son bilimsel etkinlik oturumunun sonunda, Şube Başkanı veya Genel Sekreteri bir konuşma yaparak toplantıyı sonlandırır.

MADDE 15 - AÇILIŞ KOKTEYLİ VE GALA YEMEĞİ

  1. Açılış Kokteyli ve Gala yemeğinin yapılıp yapılmayacağı Organizasyon Kurulu'nun inisiyatifindedir.
  2. TOD Takvimli Bilimsel Toplantılarında Açılış Kokteyli katılım ücretinin içindedir.
    Açılış Kokteyli Bilimsel toplantının başladığı günün akşamı yapılır.
  3. Bu organizasyonu bir firmanın üstlenmesi durumunda kokteyl ya da yemek salonunda firmayı tanıtıcı ürünler, pankart, amblem veya flamalar bulunabilir.

MADDE 16 - SORUMLULUK

Bu yönerge kapsamındaki sorumluluk:

a.Toplantıların  planlanmasından başlayarak, sonuçlanma sürecine kadar olan işlemler TOD Şube Yönetim Kurulu sorumluluğunda sürdürülür.

b.TOD Şube Yönetim Kurulu tarafından TODİŞ adına düzenlenen toplantılarla ilgili onaylanan Gelir / Gider, tahsilat ve ödemelerle ilgili belgelerin muhasebe kayıtları ve borç alacak ilişkileri TODİŞ Yönetim Kurulu sorumluluğundadır.

MADDE 17 – YÜRÜRLÜK
Bu yönerge 08.08.2010 tarihinde yapılmış Oftalmoloji Derneği Merkez Yönetim Kurulu toplantısında kabul edilmiş ve yürürlüğe girmiştir. 16.6.2012 tarihinde 2. maddesine bir fıkra eklenmiştir. 3 Kasım 2014 tarihinde değiştirilen Madde 2.4, Madde 8.10 ve Madde 16 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren, Madde 5.1 a' da yapılan değişiklik 8 Haziran 2020 tarihinden itibaren yürürlüğe girer. 
Yönergeyi TOD MYK yürütür.