TodNet








 


 

 

 

TOD ULUSAL KONGRE ORGANİZASYON KURULU (UKOK) YÖNERGESİ

 

Madde 1: Amaç ve Kapsam

Bu yönerge,Türk Oftalmoloji Derneği Ulusal Kongrelerinin düzenlenmesi amacıyla Ulusal Kongre Düzenleme Kurulu'nun (UKOK) yapılanması, görevleri, kongrenin düzenleneceği yer ve tarihin seçimi ile bilimsel programın formatı, içeriği ve düzenini belirlemek için hazırlanmıştır.

Madde 2: Organizasyon

TOD Genel Başkanı Kongrenin Başkanı, ilgili şubenin başkanı kongrenin II. Başkanı, ilgili şubenin genel sekreteri kongrenin sekreteridir. UKOK görev süresi içinde kongre yapan şubenin yönetimi değişirse yeni yönetimin başkan ve sekreteri UKOK’daki görevleri devralırlar. Bu değişimin kongre tarihine 6 aydan daha az bir süre kaldığı süreçte gerçekleşmesi halinde, önceki şube başkanı ve yeni şube başkanı birlikte kongre II. başkanları olarak, önceki şube sekreteri ve yeni şube sekreteri de birlikte kongre sekreterleri olarak adlandırılır ve görev yaparlar.

MYK üyeleri UKOK’ta yer alır. TODİŞ Başkan Vekili UKOK doğal üyesidir. MYK, kongrenin ihtiyaçlarını da göz önüne alarak beşe kadar ilave üye belirleyebilir.

UKOK, ilk toplantısında aşağıdaki alanlarda kendi aralarında görev dağılımını yapar. Bir UKOK üyesi birden fazla görev alanında yer alabilir ve bir görev alanında birden fazla kişi bulunabilir. Kongre organizasyonunu yapan organizasyon firması bu yapılanma çerçevesinde ilgili UKOK birimine karşı sorumludur:

1. Kongre Başkanı
UKOK toplantılarına başkanlık eder. UKOK’un ve alt komisyonların eşgüdümünü sağlar. Yönergede belirtilen diğer görevleri yapar. Merkez Yönetim Kurulu’na aylık raporlar sunar.

2. Kongre II. Başkanı
Kongre başkanının yardımcısıdır. Başkanın bulunmadığı durumlarda UKOK toplantılarını yönetir. Yönergede belirtilen görevleri yapar.

3. Kongre Sekreteri
Kongre için UKOK karar defterinin tutulmasından sorumludur. Üyelerin görüşleri doğrultusunda, UKOK toplantılarının yer, zaman ve gündem maddelerini belirler, üyelere bildirir ve davet eder. Yönergede verilmiş diğer görevleri yapar.

4. Kongre Saymanı
TODİŞ başkan yardımcısıdır (ikinci başkanı). Gelir ve giderleri denetler. Kongre tahmini bütçesi hakkında periodik raporlar sunar.

5. İnternet ve Kongre Yazılımı alt komisyonu
Kongre internet sitesinin düzeninden sorumludur. Zamanında ve kurallara uygun olarak açılmasını sağlar ve denetler. Bildirilerin düzgün olarak toplanmasını gözetler. Akıllı telefon uygulamalarını ve kongrede kullanılacak yazılımları yönetir.

6. Dış İlişkiler alt komisyonu
Birimle ve UKOK arasında eşgüdümü sağlar. Davetli listesi taslağı hazırlar ve UKOK’un onayına sunar. Yabancı davetli ve uluslararası panellerin düzenlenmesinde bilimsel program koordinatörü ile birlikte UKOK adına çalışır. Ayrıca Yurt Dışı İlişkiler Koordinatörlüğü ile de koordinasyonu sağlar.

7. Bilimsel Program alt komisyonu
Kongre bilimsel programının oluşturulmasından ve program kitapçığının tamamlanmasından sorumlu ve yetkilidir. Birimlerden gelen programlar, sözel bildiriler ve yabancı davetli konuşmalarının uygun zaman ve salonlara yerleştirilmesinde ve çakışmaları asgariye indirilmesinde rol alır. Bildirilerin konu sınıflandırması ve salonlara dağıtımını yapar. Sözlü sunu oturum başkanlarının belirlenmesi görevini üstlenir.

8. Sosyal Program alt komisyonu
Kongre boyunca yapılacak tüm sosyal etkinliklerde UKOK adına ilgili üye ve gruplarla görüşmeler yapar. UKOK onayına sunar.

9. Endüstri İlişkileri alt komisyonu
Kongre sponsorluk koşulları ve kitapçığının hazırlanmasını sağlar. Kongrede yer alacak endüstri firmalarının temsilcileri ile UKOK adına görüşme yetkisine sahiptir. Yürürlükteki sponsorluk puanlama sistemi doğrultusunda; firma stand alanlarının dağıtımı, uydu toplantılarının yer ve zaman belirlemesi gibi muhtelif firma etkinliklerinin tümünün planlanmasından sorumludur . Bu konuda kongre saymanlığı ile işbirliği yapar, sorunlar ve çözüm önerilerini UKOK’a bildirir. TODİŞ başkan yardımcısı da komisyonda yer alır. 

10. Kayıt ve Konaklama alt komisyonu
Üye kaydının organizasyon firması tarafından düzenli tutulmasını, üyelerle iletişimin sağlıklı yapılmasını gözetir. Organizasyon firmasından temin ettiği periodik raporları analiz edip UKOK’a bildirir. Otel konaklamaları ile ilgili sorunlara UKOK adına müdahele etme yetkisi vardır. Kongre asistan destekleri, ödül ve destek yönergesi dahilinde katılacaklar ve yabancı ülkelerden davetliler ile ilgili organizasyonları üstlenir.

11. Salon Kongre Düzenleme ve Tören Alt komisyonu
Kongre merkezinin; toplantı salonları, video ve fotoğraf çekimleri, simultane tercüme, stand alanları, yiyecek-içecek alanları ve diğer yönlerden düzenlenmesinde organizasyon firmasının çalışmalarını planlar, yönlendirir ve denetler. UKOK’a bu konularda bilgi aktarır. Açılış ve ödül törenlerinin düzeninden sorumludur. Kongre boyunca yapılacak tören plan ve organizasyonlarını planlar ve gerçekleştirir. 

12. Kongre Materyali alt komisyonu
Afiş, broşür, program kitapçıkları, duyurular ve diğer amaçlı basılı ve elektronik materyalin zamanında ve doğru şekilde çıkmasını sağlar. Çanta seçimi için araştırmalar yapar ve UKOK’a sunar. Onursal üye plaket ve belgeleri, yabancı davetli hediyeleri, ödüller ve benzeri plaket, hediye, belge, sertifika hazırlığından sorumludur.

13. Halkla İlişkiler ve İletişim alt komisyonu
Yazılı ve elektronik iletişimden, basın-yayın ve halkla ilişkilerden, kongre gazetesinin planlaması, yayımı ve yürütülmesinden sorumludur. TOD internet kurulu ile koordinasyonu sağlar.

Yukarıda belirtilen alt komisyonlar kendi alanlarında muhatapları ile yazışmaları komisyon başkanı vasıtasıyla UKOK adına doğrudan yapmakla yetkilidirler. Gelen ve giden yazıların birer örneğini UKOK sekreterine ve gerekirse organizasyon firmasına gönderirler.

Yukarıda sayılan oluşumlar arasındaki bilgi alışverişi ve eşgüdüm, UKOK’un yaptığı toplantılarda ve UKOK üyeleri arasında ukok@todnet.org adresi yoluyla yapılan yazışmalarla sağlanır. UKOK toplantılarının yer ve zamanı üyelerin oy çokluğu ile kararlaştırılır. UKOK toplantıları üyelerin salt çoğunluğunun katılımı ile yapılabilir. Toplantılar gerektiğinde internet üzerinden yapılır. UKOK Sekreteri toplantıların gündemini hazırlar ve toplantıları yönetir. Toplantılarda alınan kararlar karar defterine UKOK sekreterince yazılır. Kararlar toplantıya katılan UKOK üyeleri ve organizasyon firması yetkilisi tarafından imzalanır.

Madde 3: Tarih ve Yer
Ulusal kongre her yıl 15 Eylül - 1 Aralık arasında Merkez Yönetim Kurulu’nun (MYK) önceden belirlediği günlerde yapılır. Sonraki yılların kongre tarihlerinin ve yerlerinin mümkün olduğunca önceden belirlenmesi için MYK çalışma yapar.  Kongre tarihinin belirlenmesinde büyük uluslararası toplantı tarihleri, yerinin belirlenmesinde toplantı salonları, fuaye, ulaşım ve konaklama olanakları ve fiyatları göz önüne alınır.
Kongre toplam BİLEP günü dahil 5 günü geçemez.

Madde 4: Kongre Takvimi


15 Ocak

Birimlerin yabancı konuşmacıları ve konu taleplerini Form 1'i doldurarak bildirmeleri
(İlgili forma ulaşmak için tıklayınız)

14 Şubat

Birimlerin konuşmacı isimsiz, konu, tür olarak bilimsel aktivite taleplerini Form 2'yi doldurarak bildirmeleri,
(İlgili forma ulaşmak için tıklayınız)

28 Şubat

UKOK tarafından birim program taleplerinin cevaplandırılması
Birimlerin konuşmacılarını belirlemeleri ve onay almaya başlamaları
Onur konferansının kimin adına/anısına yapılacağı, oturum başkanının kim olacağı ve onur konferansçısının MYK tarafından belirlenip, UKOK’a bildirilmesi, konuşma konusunun konferansçıdan talep edilmesi

10 Mart

Birimlerin kesin programlarını (yazılı onaylarını aldıkları konuşmacı isimleri ile birlikte) Form 3 yoluyla UKOK'a iletmeleri
(İlgili forma ulaşmak için tıklayınız)

TOD MYK tarafından belirlenen SOE konferansçısının ve konferans konusunun programa eklenmesi, SOE temsilcisinin konudan bilgilendirilmesi.

1 Nisan

Kongre internet sitesinin açılması

1 Mayıs

Onur konferansı bilgilerinin konuşma başlığı ile programa eklenmesi
İnternette bilimsel programın ilan edilmesi

15 Mayıs

Bildiri özet kabul başlangıç tarihi

1 Haziran

Yabancı konuşmacıların kesinleşmesi

23 Haziran

Bildiri özet kabul son tarihi

5 Temmuz

Özetlerin değerlendirme kurullarına gönderilmesi

25 Temmuz

Birim değerlendirme kurulu raporlarının UKOK sekreterliğine ulaşması

31 Temmuz

Bildiri kabullerinin internetten yayınlanması, sunum sahiplerine e-posta ile gönderilmesi
Ödül jürilerinin belirlenmesi
Video, fotoğraf özetleri başvurularının alınması

15 Ağustos

Erken kayıt son tarihi
TTB ‘ye kredilendirme ilk başvurusu
Katılamayacakların kayıt ücretinin %50'sinin geri ödenebilmesi için son tarih
En iyi araştırma ödülü'ne aday araştırma tam metinlerinin UKOK'a ulaşımı için son gün
Sunumcular ve tüm görevlilere sunum/görev tarih, saat ve salonlarının yazılı olarak duyurulması
Video kayıtlarının kongre sekreteryasına gönderilmesi için son tarih
Sözlü sunu oturum başkanları'nın belirlenip onaylarının alınması
Moderatörlere uyarı gönderilmesi

Birimlerce İnteraktif (etkileşimli olgu sunusu) toplantısına kabul edilen sunumların UKOK sekreterliğine bildirilmesi

25 Ağustos

Video yarışması çoğaltılarak kayıtlarının kongre sekreteryası tarafından video yarışması jüri üyelerinin adreslerine internet üzerinden gönderilmesi

1 Eylül

Sponsor firmalardan katılımcı listelerinin alınması

Açılış günü'nden 30 gün önce

Kongre kitabı (son duyuru) nın web sayfasında yayınlanması
Kredilendirme için TTB'ne ikinci duyurunun gönderilmesi
Moderatör ve konuşmacılara kongre bilimsel program kuralları ile ilgili hatırlatmanın UKOK Sekreterince gönderilmesi
Yarışma jürileri raporlarının alınması, UKOK onayını takiben tören komisyonuna iletilmesi

Açılış Günü

Son programın, küçük el kitapçığı tarzında ve son değişiklikleri de kapsayacak şekilde basılmış olarak dağıtılması

Yukardaki tabloda belirtilen tarihler rehber niteliğindedir. Tarihlerin değiştirilmesinde insiyatif UKOK'tadır.

Madde 5: Duyuru İçerikleri


İnternet

İlk haftalarda yer, tarih ve düzenleyen şube hakkında bilgiler yer alır. Program şekillendikçe yazılı duyuru ve kitapçıklar beklenmeden internet sitesinde ilan edilir. Kongre katılım formu, kurs katılım formları ve bildiri özetleri gönderme formları da sitede bulunur. Gerek görüldükçe e-posta yolu ile üyelere program akışındaki gelişmeler bildirilir.

 

Duyuru kitapçığı

Yer, zaman, süre, fiyat, kongre katılım formu, sözel bildiri, poster, video ve fotoğraf özet formu, kurs katılım formu ve konaklama formu, muhtemel konferansçılar, kurslar, paneller yer alır. Kurs ve panellerin gün ve saatleri, kurs konu ve konuşmacıları ve kursların kısa özetleri bu duyuruda belirtilir.

Program el kitapçığı

Kongre açılışında verilecek ve son dakika değişiklikleri kapsayacaktır. El kitapçığı şeklinde olacaktır.

Madde 6: Kongre İnternet Sitesi
Kongre internet sitesi: Kongre internet sitesi, dernek internet sitesi domaini içinde yer alır ve sitenin ana sayfasından bağlantı verilir. Kongrenin yılını belirtecek şekilde isim şablonu verilir (…/Kongre2010, …/Kongre2011 gibi) ve ilerdeki yıllarda da geçmiş kongrelerin tüm etkinliklerine ulaşılabilecek şekilde devamlı açık tutulur.
Site, UKOK İnternet Sorumlusu moderatörlüğünde kongre düzenleme firması tarafından yürütülür.
Sitenin kurulması, güncellenmesi ve ayakta tutulması için gerekli tüm masraflar kongre bütçesinden karşılanılır.
İnternet sitesinin açılması ile birlikte İngilizce versiyonu da açılır. Türkçe ve İngilizce versiyonlar eş zamanlı güncellenir.

Madde 7: Bilimsel Program
Bilimsel programda yer alacak göz hastalıkları uzmanlarının tüzükte ve üyelik işlemleri yönergesinde belirtilen üyelik statülerinden birisine sahip olması gereklidir (Onursal, asli, fahri, uluslararası fahri). Ayrıca  birimler ya da UKOK tarafından davet edilen yabancı konuşmacılar yer alabilirler. İstisnai olarak interaktif (etkileşimli) olgu toplantılarında birim aktif üyesi olmayanların birim jürisi değerlendirmesi sonrası sunu yapmalarına imkan tanınır. 


TOD Eğitim-Araştırma Birimleri kongrede düzenleyecekleri panel ve kursların taslak programlarını UKOK'a iletirler. Birimlerin teklifleri UKOK tarafından incelenir, konu çakışmaları varsa tespit edilir. İlgili birimlerle yapılan görüşmelerle gerekli değişiklikler yapılır ve her bir birimin verebileceği kurs ve paneller ve bunlarda yer alacak görevliler belirlenir. Tüm bu çalışmalarda yukardaki tablodaki kongre takvimine uymaya özen gösterilir. Görevlendirmelerde gerekirse UKOK da ayrı onay ister. Konuşmalarının slayt ya da videolarının TodNet'ten yayınlanmasına izin vermeyenlerin birim görevlendirmeleri iptal edilir. İnternet yayını aşamasında, ayrıntılarının MYK genelgesi ile belirtileceği özel durumlarda, konuşmacı bazı slayt içeriklerinin karartılmasını isteyebilir.

Birimler tarafından önerilecek konuşmacıların birim aktif üyesi olmaları gerekir ancak konuşma konusu içeriğinin gerektirdiği durumlarda aktif üye olmayan, hatta göz doktoru olmayan kişilere (Eczacı, Farmakolog, Bakanlık görevlisi, Sosyal araştırmacı gibi) UKOK tarafından onay verilir.

Birimlerin düzenleyeceği bilimsel toplantıların tür ve sayıları aşağıdaki tabloda yer almaktadır. Bu liste, bir önceki kongredeki salon katılımcı sayıları ve o yılki kongrenin salon imkanları göz önüne alınarak her yıl Ocak ayının başında güncellenir.

Toplantı
Türü

KRC

GL

TR

VRC

KO

ŞA

OPC

ORR

KL

UB

NO

OTM

OE

OO

ED

BİLEP*

4

2

2

2

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PNL/KRS/YM/ DBT/ KONF/ İA**

8

4

4

4

4

4

4

3

3

3

3

1

1

1

1

BİLEP-BİRİM İLERİ EĞİTİM PROGRAMI     PNL-PANEL       KRS-KURS        YM-YUVARLAK MASA       DBT- Debate      KONF-Konferans
İA-İNTERAKTİF (ETKİLEŞİMLİ)

Tüm seanslar 90 dakikadır.

* Birim İleri Eğitim Programı (BİLEP) seanslarını ifade eder.
** Birimler bu toplantı türlerinden istediklerini uygulayabilirler.
Not:  İngilizce yapılacak olan toplantılar birim kontenjanına dahildir.

7.1- Bilimsel program: Toplantı türleri:
7.1.a- Birimlerce hazırlanan ve birim sorumluluğunda yapılabilen toplantı türleri

  • Kurs
  • Panel
  • Yuvarlak Masa
  • İnteraktif (Etkileşimli toplantı)
  • Konferans
  • Debate (Münazara)
  • BİLEP (Birim İleri Eğitim programı)

7.1.b- UKOK tarafından hazırlanan ve UKOK sorumluluğunda yapılabilen toplantı türleri
Bu toplantılar konusu ilgili olsa bile birim etkinliklerinden bağımsızdır, konu ve konuşmacı belirlemesi UKOK’ca yapılır. Toplantının konusu bir ya da birden çok birimin alanı ile ilgili ise bu birimler bilgilendirilir. UKOK tarafından hazırlanan toplantılar birim kontenjanlarından düşülmez.  

  • Keynote konferansları
  • Onur konferansı
  • SOE konferansı
  • Akılcı ilaç oturumu
  • Yabancı dernek ya da organizasyonlarla olan toplantılar
  • Sözlü sunu toplantıları
  • TOD-GO toplantıları

7.1.c- Yabancı dilde yapılan toplantılar
Kongrede üç ve üzeri aktivasyon hakkı olan birimler (KRC, GL, TR, VRC, KO, ŞA, OPC, ORR, KL, UB, NO) dilerlerse kontenjanları içindeki panel, kurs ya da yuvarlak masa formatındaki toplantılarından birini İngilizce yapabilirler ve yine dilerlerse ikinci bir İngilizce toplantıyı UKOK onayı ile gerçekleştirebilirler. Birimler yabancı konuklarını bu toplantılarda değerlendirirler.

Bunun dışında UKOK, sorumluluğundaki toplantılarından Keynote konferansları ve yabancı dernek ya da organizasyonlarla olan toplantılar İngilizce dilinde yapılabilir.
TOD-GO toplantıları İngilizce yapılır. Sözlü sunularda sunumu yapan konuşmacı yabancı ise sunum yine İngilizce yapılabilir.
İmkanlar çerçevesinde İngilizce toplantılarda eşzamanlı çeviri yapılır.

Toplantı Oturum Başkanları: Konuşmacıların kendilerine ayrılan zamana ve konu içeriğine uymalarından sorumludurlar. Moderatörler, verilmesi gereken mesajlarda hata ya da eksiklik olmaması, konuşma konularına sadık kalınması ve işlenen konuların çakışmaması için konuşma içeriğini ana hatlarıyla konuşmacılardan makul bir süre öncesinden ister ve gözden geçirirler. Toplantı sonunda toplantıyla ilgili rapor formunu doldurup UKOK’a iletirler. Toplantıyı UKOK’un belirlediği ve daha önceden yazı ile kendisine bildirdiği ilkelere uygun olarak yönetmediği UKOK tarafından tespit edilmiş oturum başkanları UKOK kararı ile 1 yıl süre ile aynı görevi yapamazlar.

7.1.d- Toplantı Türleri Tablosu
Birimler ve UKOK tarafından  uyulması gereken toplantı format ve kuralları aşağıdaki tabloda belirtilmiştir. Form 3 ve 5 ile UKOK’a Birimlerce yapılan başvurularda aşağıdaki tabloda belirtilen esaslara uyulması zorunludur. Uyulmaması halinde başvuru birime iade edilir.

Toplantı
Formatı

Toplantı İçeriği

Oturum Başkanı (Moderatör) Sayısı

Konuşmacı
Sayısı

Toplantı
Süresi

Yabancı Konuşmacı

Tartışma

Kurs

Kesinleşmiş (Textbook) bilgilerinin anlatıldığı teorik kurslardır, temel, orta, ileri düzeyde olabilir.

2

5

  • Konuşmacı olmaları halinde Moderatör ya da moderatörler dahil
  • Moderatörler konuşmacı olabilir

90 dakika

Olabilir

En az 15 dakika
İzleyiciden soru alınarak

Panel

Konuşmacıların deneyimlerine de yer verebildiği, kişisel yaklaşımlarını tartışmaya açabildiği teorik oturumlardır.

2

4-6

  • Konuşmacı olmaları halinde Moderatör ya da moderatörler dahil
  • Moderatörler konuşmacı olabilir

90 dakika

Olabilir

En az 15 dakika
Panelistler arasında ve gerektiğinde izleyiciden soru alınarak

Yuvarlak Masa

Konuşmacıların ya hiç sunum yapmadan, ya da tartışmaya yol açmak amacıyla moderatörlerin slayt ya da videolar kullanarak 5 dakikayı geçmeyecek küçük sunumlar yapabildiği doğaçlama tartışma toplantılarıdır.

1 ya da 2

4-8

  • Moderatör veya moderatörler  dahil

90 dakika

Olabilir

İzleyiciden soru alınmaz

İnteraktif (Etkileşimli olgu toplantıları)

Video, FFA, OCT gibi unsurları içeren 5-10 dakikayı geçmeyen sunumları takiben izleyicilerle yapılan tartışmaları içeren toplantılardır.
Toplantılarda gerekirse keypad’lerle dinleyici görüşüne başvurulabilir.
(Öner Gelişken FFA Klübü bu toplantı formatı içinde kabul edilir, Tıbbi Retina Birimi tarafından organize edilir. Birim kontenjanına dahil değildir)

1 ya da 2

Zamana uygun çok sayıda sunum sahibi olabilir.

Sunumlar ilgili birimin yürütme kurulunca oluşturulan jüri tarafından değerlendirilir ve kabul edilenler moderatöre bildirilir. Sunum sahipleri (tek isim) ve konu başlıklarına programda yer evrilir.

90 dakika

Olabilir

Tamamen izleyicilerin katkı ve görüşlerine müracaat edilen tartışmaya dayalı oturumlardır.

Konferans

Onur konferansları ve Keynote konferanslarından farklı olarak birim tarafından konusu belirlenen ve görevlendirilen bir konuşmacı tarafından verilen konferans’dır.
Birim kontenjanı içindedir.

1

1

60 dakika

Olabilir

Yapılabilir

Münazara (Debate)

Birbiri ile farklı, zıt tıbbi ya da cerrahi görüşleri savunan en çok karşılıklı 5 ana başlıkta münazara yapılması şeklinde süren toplantılardır. Konusuna göre ikili ya da üçlü gruplar halinde yapılabilir. Keypad’ler kullanılarak konuşmacılar arasında dinleyici değerlendirmesi sağlanabilir.

1-2

6-10

  • Moderatör konuşmacı olmaz

90 dakika

Yok

Yapılmaz

BİLEP
(Birim İleri Eğitim Programı)

Güncel ve ileri seviyede bilgi aktarma amaçlı toplantılardır. Dilerlerse birimler dinleyicilere özet notlar dağıtabilirler.

1 ya da 2

5-10

  • Herbir konuşma süresi tüm zamandan (90 dakika) 8 dakika çıkarılıp konuşmacı sayısına bölünerek hesaplanır

90 dakika

Yok

Yapılmaz

Keynote
konferansları

Yabancı konuşmacılar tarafından verilen konferanslardır. Konuşmacı en çok 2 konu sunabilir.

1

1-5

90 dakika
Her konuşmacı konu başına 10 dk.

Evet

Yapılabilir

Niyazi İsmet Gözcü Onur Konferansı

Meslekte 30 yılını doldurmuş üyeler içinden MYK ca seçilen kişi tarafından verilir.

1

1

20 dakika

Yok

Yapılmaz

SOE Konferansı

MYK’ca seçilen genç oftalmolog tarafından verilir

1

1

30 dakika

Yok

Yapılmaz

TOD-GO Toplantıları

Tüm kongre boyunca 4 kez yapılır.
Bir tanesinde deneyim sahibi bir konuşmacı genç oftalmologlara yönelik konuşma yapabilir, bu yabancı konuşmacı olabilir.
Konuşmalar yabancı dilde yapılır. Yabancı genç oftalmologlar yer alabilirler.

2 ya da 3

En çok 20, sunumlar GO yönetim kurulunca kabul edilir. UKOK onayı alınır.

90 dakika

Olabilir

Yapılabilir

Sözlü Sunum Toplantıları

Kongredeki salon yoğunluğuna göre saptanan sayıda o yıl birim jürilerinden yeter not almış başvuruların sayısı oranlanarak bulunan birim kontenjanlarına göre belirlenir

2 ya da 3

En çok 15
(Konuşma süresi 5 dakikadır)

90 dakika

Olabilir

Yapılır

Akılcı İlaç Oturumu

UKOK tarafından konu, konuşmacı ve moderatörle yapılır

1

5

  • Konuşmacı ise Moderatör dahil

90 dakika

Yok

Yapılabilir

Yabancı Dernek ya da Organizasyonlarla Birlikte Yapılan UKOK Toplantıları

UKOK’ca yabancı konuşmacıların değerlendirildiği panel biçimli toplantılardır. Konu ile ilgisi olsa bile birim faaliyetinden bağımsızdır.

1 ya da 2

6
(Türk konuşmacılar da yer alabilir)

90 dakika

Yabancı konuşmacılarla

Yapılabilir

7.1.e- Uluslararası eğitici grupları ile yapılan kurslar
Birimler, uluslararası eğitici grupların da katkılarıyla düzenlenen kurs organizasyonları teklif edebilirler. Kurs süresi, birimin aktivitelerine ayrılan toplam süreden düşülür. Bu kurslar kongrenin son günü düzenlenir. Kurslar yabancı dilde yapılır. Bu kursların ücretleri UKOK tarafından belirlenir. Kurstan elde edilecek gelirin yurt dışından gelecek kurs eğiticilerinin masraflarını ve diğer giderleri karşılaması beklenir. Gelecek yabancılardan kongre programı içinde de yararlanılır.

7.2- Genç Oftalmologlar paneli
Moderatörlüğünü tercihan yabancı konukların yapacağı, 40 yaş ve altı oftalmoloji uzmanlarının yabancı dilde sunum ve tartışma yaptıkları toplantılardır. Bu toplantılarda en fazla 20 sunum yer alır. Sunumlar GOG YK tarafından seçilir ve UKOK tarafından onaylanır. Toplantı oturum başkanları da GOG YK tarafından belirlenir. Bu toplantıların bir tanesinde bir ya da iki yabancı konferansçı yer alıp, genç oftalmologlara yönelik eğitim konuşması yapabilir.

7.3- Konferanslar

7.3.1- Niyazi İsmet Gözcü Onur Konferansı

TOD'un kurucusu Prof. Dr. Niyazi İsmet Gözcü anısına yapılır. Ulusal kongre açılış toplantısının sonunda 20 dakika süre ile sunulur. Konferans öncesinde Prof. Dr. Niyazi İsmet Gözcü ve Konferansçının kısa özgeçmişleri oturum başkanı tarafından toplam 10 dakikayı geçmeyecek şekilde okunur. Bu biyografiler program kitapçığına konur. Onur konferansı oturum başkanı, onursal üyeler içinden TOD MYK'ca seçilir. Onur konferansçısı oftalmolojiye ve TOD'ne önemli katkıları olmuş ve olmakta olan meslekte 30 yılını doldurmuş (uzmanlık tarihinden itibaren) üyeler içinden TOD MYK tarafından belirlenir ve UKOK'a bildirilir.  

7.3.2 : Yabancı davetliler
Yabancı ülkelerden gelecek davetli konuşmacıların isimleri birimlerin de önerilerini alarak UKOK tarafından belirlenir. Konuşmacı sayısı üst sınırı her yıl UKOK tarafından belirlenir ve birimlere en çok kaç kişi davet edebilecekleri bildirilir.  Resmi davetiye yazısını UKOK sekreteryası gönderir. Yabancı konuşmacı katılımları en geç 1 Ocak tarihine kadar kesinleştirilir.

Davetli yabancı konuşmacıların yapacakları konuşma türleri, sayıları ve konuları, her davetli konuşmacı için ikiden az olmamak kaydıyla, program akışına göre UKOK ve birim yetkilileri arasındaki istişare ile kararlaştırılır. Birimler, yabancı davetlileri panel, kurs  ya da yuvarlak masa programına dahil ederler. TOD-GO grubu dilerse yabancı konuşmacılardan bir veya ikisine kendi oturumlarında eğitim amaçlı konuşma görevi verebilir.

Davetlinin masrafları bir sponsor tarafından karşılansa bile, konuşma konu ve içeriklerinin belirli bir ürün ağırlıklı olmamasına dikkat edilir. Bu tür konuşmaların firma uydu toplantıları çerçevesinde yapılması esastır.

UKOK, o yılki program hedefleri doğrultusunda, birimlerce davet edilen konuşmacı dışında kendi insiyatifi ile de konuşmacı daveti yapabilir.
Yabancı dildeki konferanslar İngilizce yapılır ve simultane çeviri sağlanır.

7.4- Uluslararası ortak toplantılar
MYK kararıyla yabancı ülke hekimlerinin de katılacağı  uluslararası ortak toplantılar yapılabilir.  Bu toplantılar için davetler, bilimsel programın hazırlanması gibi tüm organizasyonlar UKOK tarafından yapılır. Bu programların sorumluluğu UKOK’a aittir, konu ile ilgili birim ya da birimlerin sorumluluğu yoktur.

7.5- Sözel Sunum ve Poster Sunumları
Kongre sırasında sunulacak çalışmaların özetleri kongre sitesinde yer alan özet bildirim formları doldurularak gönderilmiş olmalıdır.
Birinci isim olarak “bir sözel sunum + bir poster” veya iki poster olmak üzere en çok iki çalışma özeti gönderilebilir.
Birinci isimlerin ikiden fazla çalışma özeti göndermesi ya da birden fazla sözel sunum başvurusu yapmasına internet programında izin verilmez.
Özet formatında sunumcu ismi, yazarların sırayla ad ve soyadları, çalışmanın yapıldığı yer, çalışmanın amacı, gereç ve yöntemi, bulguları ve yorum açık bir şekilde yer almalıdır. Özet toplam olarak 1000 karakterden az 2000 karakterden fazla olamaz. Bunlar için web formunda gerekli düzenlemeler yapılır.

Özet formunda konu sınıflandırması için sunumcunun işaretleyeceği seçenekler olmalıdır. Bu seçenekler göz önüne alınarak UKOK'un yaptığı konu kategorizasyonu uyarınca özetler yazar isimleri ve çalışmanın yapıldığı yer isimleri kapatıldıktan sonra ilgili birim başkanı, birim sekreteri ve birim eğitim temsilcisi'nden oluşan üç kişilik değerlendirme kurulu üyelerinin internetten ulaşmaları sağlanır.

UKOK, sözel sunum ve posterlerin toplam sayıları, zaman ve salon durumlarını göz önüne alarak her bir kategoride yer alabilecek sözel sunumların sayılarını belirleyebilir. Değerlendirme kurulları, sunumların seçiminde UKOK’un belirlediği bu sayıya uymak durumundadır.

Değerlendirme kurulu üyeleri kararlarını internet ortamında birbirlerinden bağımsız olarak verirler. Her bir çalışmanın değerlendirmesi kabul-red ve sözel-poster olarak ayrılmalıdır. Birim kurulu her bir çalışmaya puan verme şeklinde değerlendirme yapar. Üç değerlendiricinin not ortalamaları 70 ve üzerinde ise başvuru sözlü sunu olarak kabul edilir. 41-70 arası ortalama not alan çalışmalar sözlü sunu başvurusu yapmış olsalar bile poster olarak kabul edilirler, 40 ve altında not alanlarsa ulusal kongrede hiç bir formatta sunum için kanbul edilmezler. Değerlendiricinin 20 ve altında not vermesi durumunda değerlendirme formunda gerekçe bildirilen alanı doldurması zorunludur.

UKOK Bilimsel komisyonu her yıl başvuru sayılarına göre ortaya çıkan oranı kullanarak ve ayrıca o yıl kongrenin imkan verdiği salon sayılarını da esas alarak birim kontenjanlarını belirler. Birim kontenjanından fazla sayıda 70 ve üzerinde çalışma varsa puan sıralamasına bakılarak kontenjan fazlası çalışmalar postere çevrilir.

Orijinal çalışma olmadığı veya intihal edildiği konusunda şüphe uyanan tebliğlerin açıklığa kavuşması için ilgili kurul yazarlardan ek kanıt isteyebilir ve bu kanıtın sunulmaması halinde çalışma reddedilir.

Değerlendirme kurulları'nın kararına itiraz kabul edilmez. Değerlendirme kurullarının kararını UKOK dahil hiçbir organ ve şahıs değiştiremez.
En iyi araştırma ödülü için aday adayı olan çalışmalar bildiri sahipleri tarafından ayrıca belirtilir. Değerlendirme kurulları tarafından reddedilmeyip sunulmak üzere kabul edilen çalışmalar en iyi araştırma ödülü listesi'ne kesin aday olarak kaydedilirler. Kesin aday olan çalışmaların tam metinleri UKOK Sekreteri'ne 15 Ağustos tarihine kadar gönderilir. Bu tarihten sonra gönderilen tam metinler değerlendirmeye alınmaz ve bu çalışmalar en iyi araştırma ödülü adayı listesi'nden çıkarılırlar. Ancak sözel veya poster sunumu hakları devam eder.

Sözel sunum süresi, video gösterimi dahil 5 dakikayı geçemez. Sunum sahipleri oturum sonunda açılacak tartışmada bulunmak zorundadırlar.
Özgün çalışmaların ayrı oturumlarda sunulması için düzenlemeler yapılabilir.

Poster sunumları UKOK kararınca elektronik ortamda ve/veya basılı olarak yapılır. Posterler yatay 70cm., dikey 100 cm. olarak hazırlanır. Elektronik sunumlara, kongre merkezinin uygun bir alanında yerleştirilmiş bilgisayarlardan erişim sağlanır. Aynı bilgisayarlarla video sunumlarına da ulaşılması temin edilir. Sunum elektronik dosyalarının teslim edilme son tarihi UKOK tarafından belirlenir.

7.6- Endüstri Uydu Toplantıları, Köşe Konuşmaları, Canlı Cerrahiler
7.6.1: Uydu toplantıları

Herhangi bir firma tarafından uydu toplantı yapmak amacıyla davet edilecek yerli - yabancı konuşmacılar, uygulayıcılar ve eğitmenler UKOK'a bildirilir. Bu etkinlikler son duyuru (ikinci duyuru)da mutlaka programda yer almalı ve duyurulmalıdır. Programın basılmasından sonra zorunlu nedenlerden dolayı bir isim değişikliği yapılması gerektiğinde UKOK onayına sunulur. Son kararı UKOK verir. Değişiklik on-site programda basılmalıdır.

Firma uydu toplantılarında ameliyat ve panel görüntülerinde telif hakkı TOD'undur. Firmalar bu görüntüleri dernekten isteyebilirler. Ancak aşağıdaki konularda taahhüt alınır: Firmanın bu görüntüleri hekim eğitim amacıyla kullanması veya etkinlikte yer alsın almasın hekimlere verebilmeleri için dernekten yazılı izin alması gerekir. Bu görüntüler kısmen veya tamamen halka açık internet sitelerinde hiçbir şekilde yer alamaz. Bu hususlar firmalarla yapılacak sözleşmelerde belirtilir.

7.6.2: Köşe konuşmaları
Köşe konuşmacıları ancak firma stand alanında konuşabilirler, bunlar için wet lab salonu gibi ek salon tahsisi istenemez. Köşe konuşmacısı şeklinde bir etkinlik düzenleyecek firma dinleyici sayısını göz önüne alarak uygun büyüklükte bir stand alanı almalıdır, dinleyici sandalyelerinin stand alanı dışına taşmasına izin verilmez.
Konuşmacının sesi hoparlörden değil, firmanın temin edeceği kulaklık setleriyle dinleyicilere ulaştırılmalıdır. Firma bu etkinliğinden toplantıdan en az bir hafta önce UKOK'u haberdar eder. Dernek tarafından yaptırım uygulanan kişiler köşe konuşmacısı olarak konuşturulamazlar.

Köşe konuşmaları zamanlaması: Bu konuşmalar kongre programında önceden görülebilen toplantı aralarında yapılır, gerçek programla zaman yönünden çakışma olmasına izin verilmez.

7.7.3- Video ve Fotoğraf Sunu ve Sergileri
En çok 5 dakika uzunlukta hazırlanır. Bu süreyi geçen videolar programa alınmaz.
Video özetleri kongre sitesinde yer alan video-fotograf özet bildirim formları doldurularak, en geç 31 Temmuz'a kadar gönderilir. Videoların yarışma ya da kütüphane için gönderildiği belirtilmelidir.

Bu özetler bildiri kongre kitapçığında yer alır.
Video görüntüleri disk içinde veya internet üzerinden kongreden en az 15 gün önce kongre sekreterliğine ulaştırılmalıdır. Videolar, isim ve konularına göre sınıflandırılarak açılış günü saat 10.00 dan itibaren video/poster bilgisayarları yoluyla erişilmeleri sağlanır. Ayrıca, UKOK uygun gördüğü takdirde, sinema salonunda bu videoları dönüşümlü olarak yayımlar. Programda yer alan video özetleri video izleme salonuna asılır.

Video şöleni: Videoların sergi alanında düzenlenecek bir alanda, sahibi tarafından sunulabilmesi ve tartışılması için düzenlenebilecek bir etkinliktir. Yarışma için gönderilen videolardan her sunumcudan ikiden fazla olmamak üzere uygun sayıda video, UKOK tarafından seçilir ve bir program yapılır. Programın düzenlenmesini UKOK tarafından atanacak bir moderatör yapar. UKOK, ayrıca gösterinin her bir seansına seans moderatörleri atar.

Fotoğraf özetleri kongre web sitesi'nde yer alan video-fotoğraf özet bildirim formları doldurularak, en geç 31 Temmuz'a kadar gönderilir.
Fotoğraflar kongrenin açılış günü en geç saat 10.00 da kongre sekreterliği'ne teslim edilir ve aynı gün öğleden sonra gösterime girer.

7.7.4- Oturum Başkanları
Birim etkinliklerinde yer alacak otıurum başkanları birimler tarafından belirlenirken, sözlü oturum başkanları UKOK bilimsel komisyonu tarafından,  15 Ağustos’a kadar belirlenir ve oturum başkanlarından yazılı onay alınır.

Birim aktif üyeleri arasından, konferanslara 1 oturum başkanı, serbest bildiri oturumlarına 2 veya 3 oturum başkanı seçilir. Aynı kişinin birden fazla oturum başkanlığı yapmamasına, aynı anda diğer oturumlardaki moderatörlük, panel ve kurs konuşmaları ile çakışmamasına dikkat edilir.

Oturum Başkanları; sunumlardaki etik hususlar da dahil olmak üzere oturumla ilgili değerlendirme tutanaklarını salon sorumlusuna imzalı olarak teslim ederler.
Oturum başkanları, oturumun zamanında bitirilmesinden ve tartışmaların yönetiminden sorumludurlar. Konuşmaların süreyi aşmaması için konuşmacıyı ikaz (sözel veya teknik ikaz yöntemleri ile) eder ve kürsünün zamanında boşalmasını sağlarlar. Konuşmanın zamanında bitmesi için, sesle uyarı, mikrofonun süre sonunda otomatik kapanması da dahil olmak üzere, teknik tedbirler alınır.

7.8- Salon Sorumluları
Salon sorumluluğu, UKOK Salon- Kongre merkezi düzenleme ve tören komisyonunca yürütülür. Ayrıca kongre firması da her salon için bir ya da iki teknik sorumlu belirler. 

Salon sorumluları; gösteri, toplantı, oda ve salon sorumluları, UKOK tarafından onaylanmış sunumcu değişikliklerini, geri çekilmiş olan tebliğleri, yaptırım uygulananların iptal edilen tebliğlerini oturum başkanına önceden rapor ederler. Programda olup da mazeret beyan etmeksizin sunulmamış olan tebliğleri kaydederler ve katılımcılarca doldurulan değerlendirme formlarını oturumun sonunda UKOK'a teslim ederler. Oturum başkanlarının tutanakları da bilimsel etkinlik sorumlularınca UKOK’a iletilir.

Madde 8: Kongre Ödülleri
Ulusal kongrede ödül kazanan eserler 1 ay içinde TODNet’e yerleştirilir ve 3 ay süre ile sergilenir. Ayrıca bir önceki kongrede görev yapan jürilere de isimleri belirtilerek teşekkür edilir.

8.1- En İyi Araştırma Ödülü
Bu ödülün amacı, meslektaşlarımızın araştırma çalışmalarında gösterdikleri verimliliği takdir ederek, gelecek yıllarda özellikle genç meslektaşlarımızı teşvik etmektir. En iyi araştırma ödülü sözlü sunumlar arasından seçilir. Değerlendirmede aşağıda belirtilen kriterler dikkate alınacaktır.


Araştırma değerlendirme kıstasları

Puan ağırlığı

A - Araştırmanın yeniliği, orjinalliği ve bilimsel getirisi

35

B-Prospektif, projeye dayalı, yeterli sayıda olgu ile desteklenmiş olması

10

C - Çalışmada plan, kurgu ve yöntemin geçerliliği

10

Ç - Bulgu ve sonuçların değerlendirme doğruluğu, irdelemedeki yeterlilik, istatistiksel değerlendirmelerin geçerliliği

10

D - Kaynakçanın geçerliliği ve güncelliği

5

E - Çalışmanın kaleme alınışında terimleri ve dilin inceliklerini kullanmada gösterilen özen,

15

F - Makale yazım kurallarını yerine getirme başarısı
Çalışmanın başlığı ile içeriği arasında uygunluk, çalışma özetinin biçimsel uygunluğu
Giriş, yöntem ve gereçler, bulgular ve tartışma bölümlerinin biçimsel uygunluğu
Tablo, resim ve şekillerin kaliteleri ve kullanımlarındaki gereklilik ve geçerlilik

15

TOPLAM PUAN

100

En iyi araştırma değerlendirme jürisi'ni oluşturacak 7 kişi'yi UKOK en geç 1 Nisan tarihine kadar belirler.
Yarışma jürisine  gönderilecek olan metinler üzerinde kime ve nereye ait olduğuna dair bilgi olmamalıdır.
Jüri üyeleri kendilerine gönderilen çalışmaların tam metinlerini incelerler, sıralama sistemine göre değerledirme yapılır. Jüri üyeleri bireysel olarak gönderilen araştırmaları birinciden onuncuya kadar sıraya koyarak kongreden 30 gün önce UKOK sekreterine bildirirler.

UKOK Sekreteri ödül kazanan çalışmacıları bilgilendirir ve ödüllerini almak üzere ödül töreni'ne davet eder.
Bu yarışmada tüm derece alanlara birer plaket ve belge, ayrıca kongre bütçesinden karşılanmak üzere, başarı ödülü olarak yarışmanın birincisine o yılın üyelik aidatının 40 katı, ikincisine 30 katı, üçüncüsüne 20 katı karşılığı Türk Lirası UKOK tarafından verilir. Derecelerin paylaşılması durumunda ödüller de paylaşılır. Bu ödüllerin yarısı ilgili şube alacağından kesilir.

8.2- En İyi Poster Ödülü
Bu yarışmanın amacı, bilgi aktarımı konusunda ciddi bir yöntem olan poster sunumlarında meslektaşlarımızın hem bilimsel hem de biçimsel açıdan gösterdikleri performansı değerlendirerek gelecek yıllarda daha kaliteli poster sunumlarının yapılmasına genç meslektaşlarımızı teşvik etmektir. Değerlendirilmeye alınmak için poster sahibi tarafından en iyi poster ödülü yarışmasına aday olduğunun beyan edilmesi ve UKOK’un bildireceği bir tarihte posterlerin jüriye iletilmek üzere önceden gönderilmesi gerekir.
Değerlendirmede aşağıdaki kriterler dikkate alınır.


Poster değerlendirme kıstasları

Puan ağırlığı

A - Çalışmanın bilimsel getirisi

35

B - Metnin renk, yazı karakteri ve sadelik özellikleri sayesinde okunabilirliği;
şekil ve tabloların biçim ve kaliteleri, posterin görsel kalitesi ve albenisi

35

C - Bilimsel bir çalışmada sunum mantığı sırasına uyulması;
Amaç, Yöntem, Bulgular ve Tartışma bölüm içeriklerini sade, öz ve kolayca anlaşılır biçimde verebilme gücü

15

Ç - Türkçe terimleri ve dilin inceliklerini kullanmada gösterilen özen, Türkçe yazım kurallarına uyum başarısı
İfadelerin akıcılığı ve anlaşılırlığı
Yazım kuralları ve noktalama işaretlerine gösterilen özen
Türkçe bilim terimlerini kullanmada gösterilen özen ve başarı
Dilimize uyarlanmış yabancı kökenli bilim terimlerinin yazımında başarı

15

TOPLAM PUAN

100

En iyi poster ödülü değerlendirme jürisi 7 kişiden oluşur ve bu jüriyi UKOK en geç 1 Nisan'a kadar belirler. Jüri üyeleri ilk ona giren posterler tespit edip kongreden 15 gün önce kongre sekreterine gönderir. UKOK sekreteri, birincilik, ikincilik ve üçüncülük ödüllerine layık görülen posterlerin sunumcularını plaketini almak üzere ödül törenine davet eder.

Bu yarışmanın 1., 2. ve 3.süne sertifika ve plaket verilir. Derece alan 1, 2 ve 3. çalışmaların birinci isimlere sırasıyla o yılın üyelik aidatının 30, 20 ve 10 katı para ödülü verilir. Bu ödüllerin yarısı ilgili şube alacağından kesilir.

8.3- En İyi Video Ödülü
Bu yarışmanın amacı, cerrahi bilgi ve deneyimlerin aktarılmasında çok önemli bir yeri olan video kayıtlarının eğitici yanını ön plana çıkararak bu konuda çalışmaları teşvik etmektir. Değerlendirmede aşağıdaki kriterler dikkate alınır.


Video değerlendirme kıstasları

Puan ağırlığı

A - Kurguda genel başarı
Kurguda sürenin kullanımında başarı (Toplam süre 5 dakikayı geçmemeli)
Asıl amaca yönelik görüntülerin süre ve vurgulama açısından ön plana çıkarılma başarısı

15

B - Görüntü kalitesi

15

C - Seslendirme kalitesi

10

Ç – İçerik
Yeni ve orjinal bir düşüncenin uygulamaya aktarılma gücü
Eğitici niteliği, izleyicilerin oftalmoloji pratiğine yapabildiği katkı
Hata ya da komplikasyonları, bunların önlenmesi ya da düzeltilmesindeki yöntemleri gösterebilme başarısı
Yeni bir yöntem ya da aygıtın kullanımındaki önemli noktaları yansıtabilme başarısı

60

TOPLAM PUAN

100

En iyi film ödülü değerlendirme jürisi 7 kişiden oluşur ve bu jüriyi UKOK en geç 1 Nisan'a kadar belirler. Yarışmada video başvurusu olanlar kurulda görev alamazlar.
Kayıtlar CD olarak ya da internet üzerinden en geç saat 15 Ağustos günü kongre sekreterliği'ne gönderilir. Kongre sekreteryası bu sunumları gereği kadar çoğaltarak ya da internet üzerinden transferle jüri üyelerine 25 Ağustos tarihine kadar gönderir. Kurul üyeleri videolardan ilk onu seçerek kongreden en geç 1 ay öncesinden kongre sekreterine bildirir.

UKOK, plaketini almak üzere dereceye giren video sahiplerini ödül törenine davet eder.
Bu yarışmanın 1., 2. ve 3.süne sertifika ve plaket verilir. Derece alan 1, 2 ve 3. çalışmaların birinci isimlere sırasıyla o yılın üyelik aidatının 20, 15 ve 10 katı para ödülü verilir. Bu ödüllerin yarısı ilgili şube alacağından kesilir.

8.4- En İyi Tıbbi Fotoğraf Ödülü
Bu yarışmanın amacı, meslektaşlarımızın dokümantasyona önem vermelerini teşvik etmek ve diğer meslektaşlarına tıbbi mesajların yanısıra çok önemsiz görünen bir lezyonun bile ne kadar önemli olabileceğini anlatmada katkısı bulunan bir çalışma alanı olarak, fotoğrafa meslektaşlarımızın dikkatini çekmektir. Değerlendirmede şu kriterler dikkate alınacaktır.

Değerlendirme kıstasları

Puan ağırlığı

A - Görüntünün orijinalliği

30

B - Konu, nesne veya lezyonun nadirliği

20

C - Fotoğraflama tekniğinin zorluk derecesi

20

Ç - Fotoğrafın görüntü kalitesi

10

D - Fotoğrafa verilen ismin fotoğrafa uygunluğu, dikkat çekiciliği ve orjinalliği

15

E - Görüntü bütünlüğü

5

TOPLAM PUAN

100

En iyi fotoğraf ödülü değerlendirme jürisi 7 kişiden oluşur ve bu jüriyi UKOK en geç 1 Nisan'a kadar belirler. Yarışmada fotoğrafı olanlar kurulda görev alamaz. Jüri üyeleri kongreden 15 gün 1 ay önce seçtikleri ilk üç fotoğrafların listesini kongre sekreterine gönderir.

UKOK fotoğraf sahiplerini ödüllerini almak üzere ödül töreni'ne davet eder. Dereceye giren fotoğrafların birer kopyası bu törende gösterilir.
Bu yarışmanın birinci, ikinci ve üçüncüsüne sertifika ve/veya plaket verilir. Bu yarışmanın 1., 2. ve 3.süne sertifika ve plaket verilir.Derece alan 1, 2 ve 3. çalışmaların birinci isimlere sırasıyla o yılın üyelik aidatının 20, 15 ve 10 katı para ödülü verilir. Bu ödüllerin yarısı ilgili şube alacağından kesilir.

Madde 9: İdari Toplantılar
A. TOD MYK ve genişletilmiş MYK toplantıları kongreden bir gün önce yapılır.
B. Birim Yürütme Kurulu, TOYK, dergi yayın kurulu, TOD-GO ve benzeri idari toplantılar için talepte bulunulması halinde uygun saatlerde salon tahsisleri yapılır.

Madde 10: Finansal Yönetim ve Ücretlendirme
Kayıt ücretleri ve kurs ücretleri  kongre hesabına yatırılır ve hesabın kontrolünün UKOK 1. Başkanı, UKOK 2. Başkanı, MYK Saymanı ve TODİŞ yetkililerinde olması sağlanır. Kayıt ücretinin de içinde olduğu katılım paketleri tarzında uygulama yapıldığı takdirde tüm ücretler kongre hesabında toplanır ve her hafta sonunda firma ile TODİŞ arasında hesap dökümü yapılarak aktarım sağlanır.

Para çekme için a) UKOK 1. Başkanı veya MYK Saymanı b) UKOK Saymanı veya TODİŞ üyelerinden biri olmak üzere çift imzalı olarak iki kişiye yetki verilir.
Stand ücretleri ve diğer gelirler UKOK 1. ve MYK Saymanı, UKOK mali Saymanı’nın denetimindeki UKOK hesabına yatırılır. Bu hesaptan para çekme yetkisi UKOK 1. Başkanı ve MYK Saymanı ile UKOK saymanının yetkisindedir (en az iki imza).
Teknolojik sergi alanında, firma stand alanlarının sınırlarının belirlenmesi, şerefiye ve metrekare üzerinden ücret takdiri endüstri komisyonunun teklifi ile UKOK'a aittir.

Eğitimi teşvik amacıyla aşağıdaki durumlarda UKOK, firma stand ücreti talep etmez:
· TOD genel merkezi ve şubeleri'nin yayınlarının satılabileceği stand alanı
· Tüm TOD şubeleri'ne sürekli olarak periyodik yayınları iki takım halinde ücretsiz olarak veren oftalmoloji periyodiklerinin satılabileceği stand alanları (bu kurala uymayan periodiklerin ücretsiz yayın satış alanlarında satış ve dağıtımlarına izin verilmez)

Katılımcı Ücretlendirmesi
Kongre ve kurslara kayıt ücretleri her yıl UKOK tarafından TL veya Döviz olarak belirlenir ve MYK tarafından onaylanır. TOD Onursal üyelerinden katılım ücreti alınmaz. TOD asli ve fahri üyelerinin katılım ücretleri indirimlidir. Katılımcının TOD üyelik indiriminden yararlanabilmesi için askıda olmaması ve o yıl dahil tüm aidat borçlarını temizlemiş olması gereklidir.  Uluslararası fahri üyelere de TOD asli üyesi uzman statüsü uygulanır. Kayıtlarda üye olan ve olmayanların ayırım sorumluluğu kongre firmasına aittir.
TOD üyesi olmayanlardan üyeye uygulanan kayıt ücretinin dört katı ücret alınır. Kayıtlar için TODNet üye veritabanı esas alınır. Üyelik sorunu olmadığını beyan edip TODNet kaydında bu durum teyid  edilemeyenler kayıt ücretini dört kat olarak öderler, kongre sonrasında durum açıklığa kavuştuktan sonra gerekirse aradaki fark kendilerine kongre sonrası iade edilir.

UKOK ödeme tarihlerine göre farklı ücretler ilan eder.
Kongre katılım ve kurs ücretleri için yalnızca TODİŞ faturası kesilir.
Kayıtlının, kongre katılımından vazgeçmesi durumunda 15 Ağustos'a kadar yatırılmış olan kayıt ücretinin % 50'si iade edilir. Bu tarihten sonraki müracaatlarda hiçbir ücret iadesi yapılmaz.

TOD Onursal Başkanı, TOD Genel Başkanı, Geçmiş dönem genel başkanları, UKOK üyeleri, MYK üyeleri, Denetleme Kurulu Üyeleri, TODİŞ üyeleri,  TODEK üyeleri, birim davetlisi yabancı davetli konferansçılar, o yılın onur konferansçısının katılım,  konaklama ve ulaşımları için ücret alınmaz. Bu kişilerin var ise refakatçileri kongre refakatçi ücreti ödemek zorundadır.

O yıl onursal üyeliğe hak kazanmış üyelerin, kongreye sponsorlu ya da sponsorsuz katılmamaları durumunda, kendilerine sertifika ve plaket verilecek tören gününü içerecek şekilde 1 gece konaklama ve ulaşımları karşılanır. 

TOD Ödül Yönergesi'nde belirtilen kongre katılımı ile ilgili ödül kazananlara ilgili yönerge maddeleri uygulanır
MYK; kongreye hazırlık sürecinde ve kongre süresince dernek organları yönetim kurulu toplantılarına katılımı zorunlu olan ve ayrıca kongrenin düzenlenmesi, yürütülmesi ve denetlemesinde katkısı olacak kişilerin gerektiği takdirde yol masraflarının karşılanması ve konaklama imkanlarının sağlanabilmesi için UKOK’u yetkilendirir.

Yabancı derneklerle ya da organizasyonlarla ortak düzenlenen UKOK toplantılarında yabancı konuşmacıların kayıt konaklama ücretleri kongre bütçesinden karşılanır ancak ulaşım masrafları karşılanmaz.

Kongre Bütçesi – Hesapların Değerlendirilmesi
Kongre bitiminden 1 ay sonra UKOK üyelerinin katılımı ile gelir gider hesaplarının ilk sonuçları, MYK saymanı ve UKOK Saymanı tarafından yapılacak olan ilk MYK toplantısında sunulur. 45 gün içinde tüm gelir-gider hesapları tamamlanarak elde edilen gelir TODİŞ hesabına hesabına yatırılır.

Madde 11: Sponsor Firma İlişkileri
Kongreye katılacak firmalarla ilgili tüm ilişkiler UKOK Endüstiri İlişkileri Koordinatörlüğü tarafından yürütülür. Ayrıca, UKOK saymanı da kendi alanlarında firma temaslarından sorumludur. Organizasyon firması yetkilisi, her UKOK toplantısında firma ilişkileri hakkında ayrıntılı bilgi ve/veya rapor verir.
Bu ara raporlarında yukarda belirtilen yetkililer, firmaların kongreye hekim sponsorluğu, etkinlik sponsorluğu veya diğer şekillerle yaptıkları katkıları, yorumunu da ekleyerek belirtir. Varsa, firmalar arasında TOD ilkelerine aykırı ya da kongre düzenini olumsuz etkileyen davranışta bulunanlar ve ihtilaf nedenleri detaylı olarak açıklanır.

Endüstri komisyonu, kongre için firmaların yapmış olduğu stand alanı,  uydu sempozyumu zaman ve yeri gibi taleplerini, firmaların son 5 yıl içindeki TOD’ne katkılarını belirleyen aşağıdaki ölçütlere göre hesaplanan bir puanlama sistemini baz alarak  oluşturduğu öncelik sırasına göre cevaplandırır. 

 

 

Sponsorluk Katsayıları

Puan ağırlığı

Dergi

4.0

TODEM

3.5

Stand

3.0

Uydu

2.0

Diğer (Su sebili, Telefon aplikasyonu, Kordinet gibi)

3.0

Hekim Katılımı

1.5

Yurtdışından Hekim Katılımı

3.0

TENİP Toplantısı

0.5

Uluslararası Web Sayfaları ve Dergilere Abonelik

2.0

Amerikan Akademi - OneNetwork Aboneliği 4.0

 

Puan Hesaplama*: 

Harcanan Para (TL) x Sponsorluk Katsayısı = Ham Yıl Puanı

Ham Yıl Puanı x Yıl Katsayısı = Yıllık Puan

Yıllık Puanların Toplamı (A+B+C+D+E+F) = Firma Puanı 

 

Yıl Katsayıları

A. Son yıl içindeki puanların toplamı x 1.5

B. Bir önceki yıl içindeki puanların toplamı x 0.5

C. İki önceki yıl içindeki puanların toplamı x 0.4

D. Üç önceki yıl içindeki puanların toplamı x 0.3

E. Dört önceki yıl içindeki puanların toplamı x 0.2

F. Beş önceki yıl içindeki puanların toplamı x 0.1
 

*Yerli üretici firmalarda hesaplanan firma puanına %10 eklenecektir. 

(Yurt içi temsilcilikler yerli üretici kapsamında kabul edilmeyecektir)

Ayrıca yurtdışından (KKTC hariç) hekim sponsorluğu yapan firmalara 30 ve üzerindeki sayıda sağladıkları katılımlar için TOD Ulusal Kongresinde sabah ilk zaman diliminde (genelde 8:30 da başlayan) ve kapasitesi 100 - 200 kişi olan bir salonda ücret alınmaksızın bir uydu sempozyum hakkı tanınır. 

UKOK Endüstri komisyonu başkanı kongre bitiminden sonra en geç 1 ay içinde, kongre öncesi, kongre süresi ve kongreden sonra firma davranışları hakkında hazırladığı bir raporu ilk MYK gündemine konulmak üzere TOD Genel Sekreteri'ne iletir. Gerekirse daha sonraki aylarda ek rapor hazırlar.
MYK gerek görürse kendi içinden üç kişilik bir alt kurulu kongre düzenleme firması ve ihtilafla ilgili firmanın(ların) temsilcilerinin de görüşünü almak üzere görevlendirir. Daha sonraki ilk MYK toplantısında konu karara bağlanır. Kusurlu görülen firmaya bir ile üç yıl arasında hiçbir TOD etkinliğine iştirak edememe yaptırımı uygulanır.

Madde 12: Kredilendirme ve Sertifikasyon
UKOK tarafından ulusal kongre programı ile TTB’ye başvurularak kredilendirme işlemi yapılır.
Katılımcılara kongre katılım sertifikası verilir. Sertifikada, kongre başkanı ve kongre II. başkanının imzaları olur.

Madde 13: Logo, Afiş, Flama ve Yaka Kartları

13.1- Amblem ve logolar

Kongre amblemi olarak TOD amblemi kullanılır. Ayrıca, TOD kuruluşunun yılını belirten bir logo da kongre duyuruları ve salonlarında yer alabilir. Kongre tanıtımında kullanılacak görseller, düzenlemeye katkıda bulunan şube dikkate alınarak belirlenir.

13.2- Afişler
Kongre öncesi cuma günü firma standları kurulmağa başladığı günden itibaren kongre merkezi'nin dış cephesinin görünür yerlerine afişler asılır.
Bez afişlerde; kongrenin ismi, kimin anısına düzenlendiği, tarihi ve TOD ve ilgili şube amblemleri yer alır.
Bez afişlere herhangi bir firma ismi ya da amblemi konulamaz.

13.3- Bayrak ve flamalar
Fizik imkanları uygun ise kongre merkezi girişindeki bayrak direklerine diğer katılımcı ülkelerin bayrakları, Türk Bayrağı ile birlikte asılır.
Kongre ana salonunda sadece Türk Bayrağı ile TOD ve tüm şube flamaları bulunmalıdır. Firmalar, abartıya kaçmamak kaydıyla, satellit toplantılarda ve sponsorluklarını üstlendikleri kokteyl ve gala yemeklerinde amblem ve flamalar bulundurabilirler.

13.4- Yaka kartları
Yaka kartında, katılımcının adı, soyadı ve şehri belirtilir. Görevlilerin ve ticari katılımcıların tanıtımı için yaka kartlarında farklı renkler kullanılır. Olanaklar elverirse yaka kartlarının renginde konuşmacı, davetli gibi renk kodlamaları yapılır.

Madde 14: Protokol, Etik, Kılık ve Kıyafet
Tüm organizasyonda TOD Protokol Yönergesi ve TOD Etik Yönergesi esasları gözetilir.Toplantıda yer alan sözel bildiri, panel, kurs, yuvarlak masa benzeri tüm konuşmaların, canlı cerrahilerin video kayıtlarının telif hakkı TOD'a aittir.
Açılış toplantısında protokole dahil olan kişilerin isimleri oturma yerlerine açık olarak yazılır.
Konuşmalarda ilk slayt dışında kurum amblem, logo ve isimleri yer alamaz.
Tüm toplantılarda konuşmacı ve oturum başkanlarının giyimleri toplantı geleneklerine uygun olmak zorundadır. Bu kurallara uymayanlara 2 yıl boyunca TOD bilimsel etkinliklerinde bilimsel programda aktif rol verilmez. Duyuru kitapçıklarında bu durum belirtilmelidir.

Madde 15: Yaptırım Uygulamaları
Etik ceza ya da başka nedenlerle, TOD MYK kararı gereği kongrede görev verilmeme yaptırımı uygulananların isimleri MYK tarafından UKOK’a bildirilir. Bu isimler duyuru kitapcıklarında ve hatta on-site programda basılmış olsa dahi tüm programlardan çıkarılır.

Kongrede üstlenilen ve program kitabında yer alan, sözel bildiri veya poster sunumculuğu, moderatörlük, oturum başkanlığı, eğitmenlik, konferans sunumculuğu, video ve fotoğraf sunumculuğu veya benzer görevleri kabul edip görevlerini geçerli mazeret olmadan yerine getirmeyenlere bir sonraki kongre de dahil olmak üzere bir yıl boyunca TOD bilimsel etkinliklerinde benzer görevler verilmez.

Firmalar tarafından yapılan uydu etkinliklerdeki ve köşe konuşmalarındaki konuşmacılar için de yaptırımlar aynen geçerlidir. Aksine davranan firmalara 2 (iki) yıl süreyle hiçbir ulusal TOD bilimsel toplantısında stand yeri verilmez, toplantı sponsorluğu kabul edilmez.

Panel, konferans, kurs konuşmaları ve sözel bildirilerde sürelere uyulmasında moderatör/oturum başkanları sorumludur. Oturum başkanları zaman kullanımında çok hassas davranarak kongre programının aksamamasını sağlamakla sorumludur.

Madde 16: Açılış Kokteyli ve Gala Yemeği
Açılış Kokteyli ve Gala yemeğinin yapılıp yapılmayacağı ve zamanlaması UKOK insiyatifindedir.

Madde 17: Açılış Töreni
Açılış töreninin planlaması ve provası UKOK Salon- Kongre merkezi düzenleme ve tören komisyonunca yapılır.
Sahnenin uygun bir yerinde sadece Türk Bayrağı, TOD ve tüm şubelerin flamaları yer almalıdır.
Açılış Törenini Kongre Sekreteri yönetir. Kongre Sekreteri, kürsüye TOD Marşı eşliğinde çıkar.  Ebediyete intikal etmiş büyüklerimiz ve meslektaşlarımız için saygı duruşuna davet eder. Arkasından İstiklal Marşı'na canlı olarak veya banttan çalınarak iştirak edilir. Programa göre konuşmacılar kürsüye davet edilir.
- Kongre II. Başkanı'nın açılış konuşması
- Onursal üyeliğe hak kazanmış üyelere Onursal Üye Sertifikası ve plaket verilmesi
- Dönem içinde TOD Asistan Eğiimi Sertifikasına hak kazanmış eğitim kliniklerine sertifikaların takdim edilmesi (Açılış töreni programının yoğun olması durumunda, UKOK kararı ile ödül törenine aktarılabilir)
- Bir önceki yılın Türk Oftalmoloji Dergisi en iyi makale ödülleri (Açılış töreni programının yoğun olması durumunda, UKOK kararı ile ödül törenine aktarılabilir)
- TOD Genel Başkanı (Kongre I. Başkanı) konuşması
- Seçimli TOD Genel Kurulunun olduğu yıllarda yeni dönem Genel Başkanının dönemini tamamlayan Genel Başkana plaket vermesi ve kısa teşekkür konuşması yapması
- TOD Onursal Başkanı konuşması
- UKOK tarafından uygun görülen davetli protokol erkanı konuşmaları
Yukarda belirtilen toplantı protokolü temel olmak üzere, toplam süre 2 saati geçmeyecek şekilde programa UKOK insiyatifi ile eklemeler yapılabilir. Herbir konuşmanın 10 dakika ile sınırlı olduğu konusunda konuşmacılara bilgi verilir.

  • Dr. Niyazi İsmet Gözcü anısınna Onur konferansı 20 dakika ile gerçekleştirilir.
  • UKOK kararı ile programa sosyal bir etkinlik eklenebilir.

Madde 18: Ödül Törenleri
Kongre süresince çeşitli ödüllerin verileceği bir oturum UKOK tarafından ayarlanır. Ödül törenlerinde sadece TOD tarafından düzenlenmiş yarışmaların ödülleri takdim edilir. Törenin düzeninden UKOK Salon- Kongre merkezi Düzenleme ve Tören Komisyonu sorumludur. Kimlerin ödül vereceği UKOK’ca belirlenir ve ilgili komisyonca ödül verecek kişiler önceden bilgilendirilir ve toplantıya gün ve saati belirtilerek davet edilir.  

Madde 19: Yönerge Değişiklikleri ve Yönergenin Yürütülmesi
Yönerge 19.11.1999 yılında yürürlüğe girmiş ve çeşitli defalar MYK tarafından değiştirilmiştir. Bu yönerge 6.12.2019 tarihinde yürürlüğe girer. Yönetmelikle oluşturulan kongre takvimi ilk kez 2021 kongresi için uygulanacaktır. 2020 kongresi için takvimin imkan vermediği konularda UKOK düzenleme yapacaktır. Diğer maddeler 2021 kongresi için geçerlidir. 21.05.2020, 14.10.2021 ve 29.01.2023 tarihlerinde yönerge revize edilmiştir.
Bu yönergeyi Merkez Yönetim Kurulu yürütür.

Copyright © 2024, Türk Oftalmoloji Derneği

Ana Sayfa | Üye Bilgi Bankası | Dernek Hakkında | Türk Oftalmoloji Dergisi | TOD Forum | Gizlilik İlkesi | Yardım ve Destek | İrtibat

LookUs & Online Makale